Privacyverklaring

Cool You Netherlands B.V. Limited (de “onderneming”, “wij”, “ons” of “onze”) zet zich in voor het beschermen en respecteren van uw privacy. Deze privacyverklaring is bedoeld voor onze voormalige, huidige en potentiële klanten (“u”, “uw”).

In deze privacyverklaring en in onze cookieverklaring, zoals gepubliceerd op onze website en in de algemene voorwaarden zoals gepubliceerd op www.coolyoudirect.nl (de “Verklaringen”) kunt u lezen hoe wij uw persoonsgegevens verwerken. Daaronder valt ook de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en delen, onder meer met betrekking tot uw gebruik van onze website op www.coolyoudirect.nl (de “website”).

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Verklaringen (en de overige van ons ontvangen informatie over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken) en in overeenstemming met de wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.

In deze privacyverklaring hebben de termen “persoonsgegevens”, “verantwoordelijke”, en “verwerker” ieder een speciale betekenis die is gedefinieerd in de wetgeving (de “wetgeving op het gebied van gegevensbescherming”). De wetgeving op het gebied van gegevensbescherming is: de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) (2016/679) en eventueel aanvullende nationale regelgeving.

Uw verantwoordelijke

De onderneming is een verantwoordelijke met betrekking tot uw persoonsgegevens. Ons adres is Keizersgracht 241, 1016 EA Amsterdam. De onderneming is per e-mail bereikbaar op info@coolyoudirect.nl.

Informatie die wij over u verzamelen

Wij verkrijgen uw persoonsgegevens uit de volgende bronnen:

  • Direct van u

U weet welke persoonsgegevens wij van u verkrijgen, omdat u (of iemand die u vertrouwt en die u hebt gemachtigd om met ons contact te hebben, zoals een gezinslid) deze aan ons verstrekt. Voorbeelden van de manier waarop wij persoonsgegevens van u verkrijgen zijn: wanneer u ons iets vraagt (wanneer u ons een vragenformulier stuurt), wanneer u ons per e-mail, in een telefoongesprek met ons, of tijdens persoonlijke besprekingen met ons informatie verstrekt, u informatie verschaft via onze Website, via berichten via sociale netwerken of wanneer u iets aan ons meldt, zoals een probleem met onze website, of wanneer u ons een ingevuld bestelformulier stuurt.

  • Uit marketingbronnen

Wij krijgen graag nieuwe klanten door aanbevelingen van onze bestaande klanten. Ook werven wij actief nieuwe klanten via marketing. Wij krijgen contactinformatie over potentiële nieuwe klanten en verzoeken om informatie van potentiële en huidige klanten uit:

    • uw antwoorden op onze online marketing of direct marketing aan u, ongeacht of u reageert per e-mail, telefoon, post, sociale media of anderszins;
    • uw interactie met onze online advertenties geplaatst door onze dienstverlener(s) voor digitale media en marketing.

Onze website gebruikt cookies om ons en onze dienstverleners te helpen informatie te verzamelen en een profiel over u op te bouwen. Zie de cookieverklaring op onze website voor meer informatie.

  • Van onze andere dienstverleners

Wij ontvangen persoonsgegevens over u van onderstaande derden die ons diensten verlenen:

    • onze bank of dienstverleners die betalingen van u verwerken, om het resultaat van betalingstransacties te bevestigen;
    • onze dienstverlener(s) voor digitale media en marketing van wie wij persoonsgegevens ontvangen die zijn verkregen via sociale media, zoals de hieronder gespecificeerde contactinformatie (zie onder de kop, “uw keuzes over wat wij verzamelen”) en informatie uit verzoeken om informatie die u doet via sociale media; en
    • gegevens die worden aangeleverd door andere leveranciers die kunnen verwijzen naar verzoeken om informatie aan ons.

Om ons te helpen beslissen welke marketing we aan u moeten sturen verkrijgen wij informatie van sommige dienstverleners van sociale media, in het bijzonder Facebook, over de groep(en) waarvan u binnen dat sociale netwerk deel uitmaakt. De informatie die wij ontvangen gaat over de groep(en) waar u deel van uitmaakt, niet specifiek over u, en deze verschaft ons statistieken over geslacht, huwelijkse staat, leeftijd, beroep en interesses van de groep(en).

Sommige dienstverleners (van sociale media), met name Google en Facebook, verschaffen ons geen persoonsgegevens over u voor online advertenties, maar zij gebruiken wat zij over u weten om online onze advertenties aan u te tonen nadat u onze website hebt bezocht.

Uw keuzen over wat wij verzamelen


Om een bestelling voor u tot een goed einde te brengen hebben wij, als contractuele eis, minimaal het volgende nodig:

  • uw voornaam, achternaam, postadres, e-mailadres en telefoonnummer(s) (de “contactinformatie”);
  • de beschrijving en hoeveelheden van de producten en/of diensten die u bij ons aanvraagt;
  • het adres van de plaats waar u de producten geleverd en/of geïnstalleerd wilt hebben en/of de dienstverlening wilt laten plaatsvinden; en
  • uw betalingsgegevens.

Wanneer u via de website informatie verstrekt ziet u dat bepaalde velden in de online instructies verplicht zijn. U dient de verplichte velden naar waarheid en juist in te vullen om de informatie via de website te kunnen versturen zodat wij uw verzoek (om inlichtingen) in behandeling kunnen nemen.

Deze informatie kan aan derden, zoals onze dienstverleners en onderaannemers, worden verstrekt om uw bestelling te kunnen verwerken.

Om contact met u te houden voor en na het plaatsen van een bestelling hebben wij minimaal de contactinformatie nodig om contact met u te kunnen opnemen via de weg(en) waar u de voorkeur aan geeft (wanneer u ons uw voorkeur(en) laat weten).

Wanneer u wilt dat wij minder persoonsgegevens gebruiken, dan kunt u ervoor kiezen ons minder persoonsgegevens te verstrekken.

  • Hoe beperkt u het aantal te verstrekken persoonsgegevens? U kunt al onze bronnen van uw persoonsgegevens controleren. U kunt:
    • minder persoonsgegevens verstrekken dan wij vragen;
    • kiezen welke persoonsgegevens u verstrekt, zolang deze naar waarheid en juist zijn (u kunt bijvoorbeeld kiezen welke betalingsgegevens u aan ons verstrekt);
    • ons via onze website laten weten dat u geen marketing meer wenst te ontvangen;
    • niet op onze marketing en communicatie reageren (en u hebt tevens het recht onze direct marketingactiviteiten aan u stop te zetten: zie hierna);
    • uw instellingen en connecties in de sociale netwerken waarvan u gebruik maakt wijzigen;  en/of
    • de instellingen van uw internetbrowser aanpassen om het plaatsen van cookies te verhinderen.

  • Gevolgen van het beperkt verstrekken van persoonsgegevens: Het verstrekken van minder persoonsgegevens aan ons betekent dat de updates, aanbiedingen en communicatie (via advertenties, direct marketing of berichten) die u van ons ontvangt niet gepersonaliseerd of niet relevant voor u zijn, of (wanneer u geen contactinformatie verstrekt of ons laat weten dat wij geen contact met u mogen opnemen), dat u deze helemaal niet ontvangt.


Wanneer u een verzoek om informatie indient of een bestelling bij ons plaatst, kan het beperkt verstrekken van uw persoonsgegevens betekenen dat onze reactie op uw verzoek niet gepersonaliseerd of volledig voor u geschikt is.

Tenzij u minimaal bovengenoemde persoonsgegevens verstrekt kunnen wij u de bestelde producten en/of diensten niet leveren.

Wanneer u ons vraagt uw persoonsgegevens te verwijderen dan kunnen wij ons niet houden aan uw eerdere instructies over uw persoonsgegevens. Zo wordt de door u vastgelegde instructie dat u geen e-mail wenst te ontvangen gewist en kunt u weer e-mails van ons ontvangen wanneer wij uw e-mailadres later legaal via derden verkrijgen.

Ons gebruik van uw persoonsgegevens

Zolang wij toegang tot uw persoonsgegevens hebben maken wij daarvan gebruik voor de volgende doeleinden, tenzij u door het uitoefenen van uw rechten betreffende gegevensbescherming anders van ons verlangt. Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden, ongeacht of wij deze rechtstreeks van u (of van iemand die u vertrouwt) of via een andere bron hebben verkregen:

Doeleinden Wettelijke grond
(1) Om u onze producten en/of diensten te leveren op grond van onze overeenkomst met u wanneer u een bestelling hebt geplaatst. De verwerking door ons en door onze verwerkers is noodzakelijk om onze overeenkomst met u te kunnen nakomen of om (desgevraagd) maatregelen te treffen voordat wij de overeenkomst met u sluiten.
(2) Om uw betaling voor onze producten en/of diensten te verwerken. Ons legitiem belang van het verkrijgen van de betaling voor en na nakoming van onze overeenkomst met u.
(3) Om u de informatie te verstrekken die u van ons vraagt of om te reageren op uw direct aan ons gerichte verzoeken. Ons legitiem belang bij het reageren op uw verzoeken (om inlichtingen), bijvoorbeeld via e-mail, telefoon, post of sociale netwerken.
(4) Voor het opstellen en aan u toesturen van gevraagde of ongevraagde direct marketing (tenzij u ons vraagt dit stop te zetten), bestaande uit tot u gerichte online advertenties via onze dienstverleners of via rechtstreekse correspondentie met u waarin relevante informatie staat over door ons geleverde producten en/of diensten. Wanneer u een bestaande klant bent: Ons legitiem belang om contact met u te onderhouden om in de toekomst mogelijk verder zaken te doen.

Wanneer u een potentiële klant bent: Ons legitiem belang bij het aan u toesturen van direct marketing om zaken te doen met u, tenzij u ons vraagt dit stop te zetten (wat wij dan zullen doen).

Wij kunnen kennisgevingen per e-mail toesturen. U kunt deze kennisgevingen te allen tijde stopzetten door contact op te nemen en/of

Tevens om u voor onze direct-marketingactiviteiten te selecteren of te deselecteren. info@coolyoudirect.nl

Wij gebruiken cookies. Zie de cookieverklaring op onze website voor meer informatie.

(5) Om u te profileren via sociale media kanalen, waarbij wij gebruik maken van informatie over groepen op sociale media waar u deel van uitmaakt. Ons rechtmatig belang om ervoor te zorgen dat wij ons effectiever kunnen richten op onze marketing en reclame, op voorwaarde dat u ons te allen tijde kunt vragen te stoppen u te profileren (wat wij dan zullen doen).
(6) Ons informatie te verstrekken over hoe u de website gebruikt, zodat wij en onze dienstverleners de informatie kunnen beoordelen en ervoor zorgen dat de website voor u en uw apparaten zo effectief mogelijk wordt weergegeven en dat het een effectieve verkoop- en communicatietool is. Ons rechtmatig belang bij het leveren van producten, diensten, keuzes, bedrijfsvoering en websites die voldoen aan de eisen van onze bestaande en potentiële klanten.

Wij gebruiken cookies. Zie de cookieverklaring op onze website voor meer informatie.

(7) Om te controleren en te bevestigen dat wij uw instructies nauwgezet opvolgen, om ons in staat te stellen onze producten, diensten en bedrijfsvoering te beoordelen en te verbeteren en om nieuwe en veranderde producten, diensten en bedrijfsvoering te ontwikkelen. Ons rechtmatig belang bij het leveren van producten, diensten, keuzes, bedrijfsvoering en websites die voldoen aan de eisen van onze bestaande en potentiële klanten.
(8) Zodat wij juridische of bestuurlijke maatregelen kunnen treffen, waaronder het innen van schulden, het oplossen van geschillen met u en voor de omgang met toezichthouders. Ons legitiem belang bij het afdwingen van onze overeenkomst met u en bij het oplossen van geschillen met u, voor de omgang met toezichthouders en voor zover nodig, zodat wij rechtsvorderingen kunnen instellen, uitoefenen of daartegen verweer kunnen voeren.
(9) Contact met u op te nemen per e-    mail. Voor potentiële klanten: Normaliter vragen wij uw toestemming en nemen wij per e-mail geen contact met u op tenzij u daarvoor specifiek toestemming hebt gegeven en deze niet weer heeft ingetrokken.

Voor huidige klanten: Wij hebben wettelijk het recht om per e-mail contact met u op te nemen, mits wij u een gemakkelijke methode hebben gegeven om u uit te schrijven. U kunt ons contact met u per e-mail te allen tijde stopzetten door contact op te nemen met info@coolyoudirect.nl.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens totdat wij, in overeenstemming met uw rechten, merken dat uw contactinformatie niet meer actueel is of wij in kennis worden gesteld van uw overlijden, of wanneer u of een toezichthouder ons vraagt de verwerking van uw persoonsgegevens te staken en deze te wissen nadat onze overeenkomst met u is afgelopen.

Bekendmaking van uw persoonsgegevens

Zolang wij toegang hebben tot uw persoonsgegevens mogen wij deze delen met onderstaande personen voor zover deze daar toegang toe nodig hebben in het kader van hun functie:

  1. werknemers binnen onze organisatie.
  2. geselecteerde derden die ons helpen bij de nakoming van de overeenkomst met u. Hieronder worden verstaan derden die ons rechtstreeks (zoals onze onderaannemers voor installaties) en indirect helpen (zoals onze dienstverleners voor digitale media en marketing die een profiel over u kunnen opbouwen en voor het creëren en/of distribueren van onze marketingmaterialen aan u). Een van deze derden is Mailchimp, die in het kader van haar dienstverlening aan ons cookies gebruikt en uw persoonsgegevens verwerkt voor haar eigen doeleinden (u kunt Mailchimp haar Privacy Notice vinden op https://mailchimp.com/legal/privacy/ en haar Cookies Notice op https://mailchimp.com/legal/cookies/). Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden ten behoeve van hun eigen marketingdoeleinden.
  3. Onze banken en overige dienstverleners voor de verwerking van uw betalingen aan ons.
  4. Onze IT-dienstverleners die de IT-faciliteiten waarvan wij bij onze activiteiten gebruik maken en waarop wij vertrouwen leveren, onderhouden, beheren, optimaliseren of repareren, waaronder computers, computernetwerken, connectiviteit, telecommunicatie, software en onze website.
  5. Onze online dienstverleners die netwerkmogelijkheden, informatie over netwerkgroepen, marketing en advertentiediensten voor ons leveren, waaronder providers van zoekmachines, analytics-diensten, gedragsmarketingdiensten, advertentiediensten, sociale media en online softwareapplicaties.
  6. Onze professionele dienstverleners, zoals accountants, juridisch adviseurs en verzekeringstussenpersonen.
  7. Andere bedrijven in het geval wij een bedrijfsovergang, zoals een fusie doormaken, indien wij worden overgenomen door een andere persoon of ander bedrijf, of bij de verkoop van een deel van onze activa.

Wij behouden ons het recht voor uw persoonsgegevens aan andere derden bekend te maken c.q. met hen te delen wanneer wij daartoe wettelijke gronden of een wettelijk plicht hebben, of voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van onze wettelijke rechten, of voor het beschermen van de rechten, eigendommen of de veiligheid van de onderneming of van onze werknemers of onderaannemers.

Onze overdracht van uw persoonsgegevens naar partijen in het buitenland

Onze papieren administratie en onze interne IT-systemen waarop wij uw persoonsgegevens bewaren bevinden zich alle binnen de Europese Economische Ruimte (de “EER”).

Wij of onze dienstverleners die uw persoonsgegevens voor ons verwerken kunnen echter wel gebruik maken van externe IT-diensten waartoe zij toegang hebben vanuit Nederland, maar die buiten de EER gevestigd zijn. In het bijzonder wordt gebruik gemaakt van dienstverleners die in de Verenigde Staten van Amerika gevestigd zijn.

De Europese Commissie besluit, ten behoeve van wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, of staten buiten de EER al dan niet “adequate” waarborgen voor persoonsgegevens hebben. In het geval van de Verenigde Staten geldt dat dit land momenteel niet geacht wordt te voorzien in adequate waarborgen, hoewel de Amerikaanse regering werkt met het zgn. ‘Privacy Shield’ en leden daarvan worden geacht “adequate” waarborgen te hebben. Onze dienstverleners gebruiken Mailchimp (dat deelneemt aan het EU-US Privacy Shield) en Leadpages (dat niet deelneemt). Wij dragen uw persoonsgegevens niet zonder uw voorafgaande toestemming over aan Leadpages.

Wanneer wij gebruik maken van sociale netwerken, dan valt ons (en uw) gebruik onder de voorwaarden en het beleid van iedere provider van dat sociale netwerk, waarin kan worden bepaald dat de provider uw persoonsgegevens buiten de EER bewaart. Zie hiervoor de voorwaarden en het beleid van iedere afzonderlijke provider.

Uw rechten

Op grond van de wetgeving op het gebied van gegevensbescherming:

  1. hebt u het recht van inzage in de persoonsgegevens die wij over u bewaren; kan uw recht van inzage worden uitgeoefend in overeenstemming met de wetgeving op het gebied van gegevensbescherming; kunt u te allen tijde een verzoek tot inzage in uw gegevens doen. Neem hiervoor contact met ons op via info@coolyoudirect.nl.
  2. Wanneer u onjuistheden aantreft in uw persoonsgegevens die wij namens u verwerken, dan hebt u het recht ons te vragen deze te rectificeren.
  3. Voor zover (a) wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben (bijvoorbeeld wanneer u geen marketing meer van ons wenst te ontvangen) voor de in onze Verklaringen beschreven doeleinden, of (b) wij baseren ons op uw toestemming en u hebt deze ingetrokken, of (c) u bezwaar maakt tegen onze rechtmatige belangen bij het gebruiken van uw persoonsgegevens en er geldt geen uitzondering waardoor wij deze mogen blijven gebruiken, of (d) er is vastgesteld dat wij niet het wettelijk recht hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, of (e) wij op grond van de wet vereist zijn uw persoonsgegevens te wissen, dan kunt u ons vragen uw persoonsgegevens te wissen. Wanneer wij uw persoonsgegevens wissen is dit van invloed op uw mogelijkheid om onze producten te bestellen en/of onze diensten te gebruiken, zoals hiervoor beschreven.
  4. U hebt het recht ons te vragen niet over te gaan tot verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van marketingdoeleinden (waaronder profilering). U kunt zich te allen tijde uitschrijven door ons direct te e-mailen op info@coolyoudirect.nl.
  5. U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, voor zover (a) wij de persoonsgegevens gebruiken op grond van onze rechtmatige belangen en er geen uitzondering geldt op grond waarvan wij deze mogen blijven gebruiken, of (b) wij deze gebruiken voor direct marketingdoeleinden, of (c) wij deze gebruiken voor wetenschappelijke of historisch onderzoeksdoeleinden of voor statistische doeleinden en er geldt geen uitzondering op grond waarvan wij deze mogen blijven gebruiken.
  6. U hebt het recht ons te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons te beperken voor zover (a) u twijfels hebt geuit over de juistheid van de persoonsgegevens en wij nog bezig zijn de juistheid ervan te controleren, (b) er is vastgesteld dat wij wettelijk niet het recht hebben de persoonsgegevens te verwerken, (c) wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doeleinden waarvoor wij deze verzameld of gebruikt hebben, maar deze voor u in het kader van rechtsvorderingen bewaard moeten blijven, of (d) u uw recht bezwaar te maken tegen ons gebruik van uw persoonsgegevens hebt uitgeoefend en er geen uitzondering geldt op grond waarvan wij deze mogen blijven gebruiken.
  7. Wanneer wij uw toestemming nodig hebben voor het verwerken van uw persoonsgegevens, dan kunt u deze te allen tijde intrekken.
  8. U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/) wanneer u zorgen hebt met betrekking tot de behandeling van uw persoonsgegevens door de onderneming.

Wanneer u een van bovengenoemde rechten wilt uitoefenen, waaronder het recht uw toestemming in te trekken (waar onze verwerking van uw persoonsgegevens afhangt van uw toestemming), neem dan contact met ons op via info@coolyoudirect.nl.

Onze bescherming van uw persoonsgegevens

Wij hebben redelijke maatregelen getroffen voor adequate beveiliging ter bescherming van uw persoonsgegevens wanneer deze door of namens ons verwerkt worden.

Wij aanvaarden geen verantwoordelijkheid voor het beleid van derden in hun hoedanigheid van verantwoordelijke, zoals providers van zoekmachines en sociale netwerken. Uw gebruik van deze derden, hun websites en diensten is voor uw eigen risico. Zie hiervoor hun privacy-verklaringen voordat u persoonsgegevens aan hen verstrekt.

Veranderingen in de privacy-verklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring van tijd tot tijd aan te passen. Wanneer deze privacyverklaring op enigerlei wijze wordt aangepast, dan plaatsen wij de aangepaste versie op onze website. Door onze website regelmatig te bezoeken weet u zeker dat u altijd bekend bent met de informatie die wij verzamelen, de manier waarop wij deze gebruiken en de omstandigheden waaronder wij deze met andere partijen delen.

Wanneer u het niet eens bent met de veranderingen die wij van tijd tot tijd aanbrengen, laat u ons dat dan weten via info@coolyoudirect.nl. In het geval van wezenlijke veranderingen in deze privacyverklaring laten wij u dit weten door een prominente mededeling op de website.

Versie voor het laatst bijgewerkt: mei 2019